Tenderdesk en Tenderbureau: wie doet wat?

10 december 2015

Binnen Bouw en Techniek bestaat al geruime tijd het Tenderbureau. Sinds 1 juni 2015 is er ook een Tenderdesk. Maar wie doet nu precies wat?

Dirk Moree is als manager verantwoordelijk voor de Tenderdesk en legt uit.

Tenderbureau
‘Het Tenderbureau richt zich met name op het doen van alle prekwalificaties van Bouw en Techniek en de begeleiding van de kwalitatieve component in de tenders. Ook kunnen via het Tenderbureau tekstschrijvers en DTP’ers – desktop publishers, mensen die de documenten opmaken voor drukwerk of online publishing – worden ingehuurd.’

Recent is het takenpakket van het Tenderbureau uitgebreid. Dirk vervolgt: ‘Sinds september 2015 is het Tenderbureau is uitgebreid met vijf tenderstrategen. Zij zijn gespecialiseerd in het begeleiden van tenders, met name op het gebied van klantbeleving, EMVI[1]-strategie en procesbeheersing. Zij assisteren tendermanagers bij de strategische keuzes die gemaakt worden in het niet-technische deel van een tender. Ook schrijven zij actief mee aan kwalitatieve biedingen. Zij dagen het team uit in de beantwoording van een essentiële vraag: Hoe scoren we maximaal op EMVI-criteria, hoe vertellen we de klant het beste wat onze toegevoegde waarde is en welke uitstraling geven we onze aanbiedingsdocumenten mee?’

Tenderdesk
De Tenderdesk houdt zich bezig met de A-formulieren, de stage gate procedure en het bedrijfsbrede tenderbeleid, zoals het verbeteren van tenderprocessen, het vergroten van de slagingskans en het verbeteren van rendement.

‘Het uiteindelijke doel van het aannemen van een project is om dat project rendabel te realiseren. Winst te maken’, aldus Dirk. ‘Meedoen aan een tender heeft alleen zin als het onderliggende project ook echt rendabel te realiseren is én er een aanzienlijke kans bestaat dat de tender kan worden gewonnen. Het verschilt per regio en business unit, maar op dit moment scoren we misschien maar 1 op de 5, 1 op de 7 of misschien zelfs 1 op de 10 tenders waar we aan meedoen. In de toekomst zou dat 1 op de 3 moeten zijn. Als tendercapaciteit gerichter wordt ingezet op projecten waar BAM Bouw en Techniek goed in is, dan verhoogt dat onze slagingskans. Niet meer schieten op alles wat beweegt, maar gericht jagen. Kiezen dus.’

Eén van de maatregelen die daarop gericht is, is het vroegtijdig intern bespreken van een aankomende tender. Nog voordat er aan een tender gerekend wordt (veelal voor de start van de prekwalificatie), kan er al een inschatting worden gemaakt van de slagingskans. Als die heel laag is – bijvoorbeeld als er veel concurrenten zijn en de tender op laagste prijs wordt gegund – kan worden besloten dat de tendercapaciteit beter kan worden ingezet voor een tender waarin de EMVI-criteria zwaar wegen.

Initiatieven
Uiteraard werken het Tenderbureau en de Tenderdesk nauw samen om de tenderprocessen te verbeteren. Zo is er een SharePoint omgeving gecreëerd waarin op termijn alle tenders zichtbaar moeten zijn. Er wordt ook gewerkt aan de verbetering van de database met referentieprojecten. Een belangrijke ontwikkeling voor 2016 wordt de introductie van een nieuw, BAM Bouw en Vastgoed breed CRM-systeem, dat o.a. Update7 en het CRM-deel van BTMS 2.0 moet gaan vervangen en dat aansluit op de online A-formulier omgeving die binnenkort door BAM Groep wordt geïntroduceerd.

Vragen? Dan kun je altijd contact met mij opnemen! dirk.moree@bam.nl

 

[1] EMVI staat voor Economisch Meest Voordelige Inschrijving. Naast de prijs worden ook andere aspecten meegewogen bij de beoordeling welke partij de tender wint. Bekende voorbeelden van EMVI-criteria zijn duurzaamheid, levensduur, omgevingsvriendelijkheid van het bouwproces en risicobeheersing.