Projects in Control

10 december 2015 11:49

Kick-offs bij integrale projecten: Verwachtingen managen en verrassingen voorkomen

 

Een van de drie quick-wins in het kerninitiatief “Projects in Control” is het starten van een project met een gezamenlijke kick off. De eerste ervaringen van zo’n kick-off zijn een feit. De projecten Hornbach en Stichting Pensioenfonds ABP zijn zo vrij om hun ervaringen met ons te delen.

‘We begonnen meestal al met een gezamenlijke start’, zegt projectleider Hornbach, Mark van der Mast. ‘Een kick-off zoals we nu uitvoeren is wel andere koek. Eerder deden we er een paar uur over. Nu twee dagen. Het doel van de kick-off in deze vorm is om een overdracht te doen vanuit het tenderteam naar het realisatieteam en dat voor alle disciplines. Alle neuzen in dezelfde richting krijgen is belangrijk. We zaten met zo’n 30 man! Als je als BAM zegt dat je integraal werkt, dan is dit een logisch gevolg. Naast bouw, elektrotechniek, werktuigbouwkunde en de sprinkler- en brandmeldinstallaties van BAM Bouw en Techniek wordt de paalfundering door BAM Speciale Technieken uitgevoerd en het grondwerk en alle bestratingen door BAM Infra. Dit vergt de nodige voorbereiding en afstemming’, aldus Mark.

.

‘Deze kick-off was zonder de opdrachtgever. In de ontwikkelfase waren al twee workshops gehouden waarbij de opdrachtgever een zeer actieve rol speelde. Dit had te maken met de contracteisen van een Duitse opdrachtgever. Deze liggen toch net even iets anders vergeleken met een Nederlandse opdrachtgever. Toch is het goed om de klant ook een halve dag bij de kick-off te laten zijn. Dit is goed voor de mindset van het realisatieteam. De kick-off heeft richting klant een functie dat zij weten wie het project gaat verwezenlijken en dat maakt de drempel tussen beide partijen laag. Echt partnership dus!’

Begin november heeft het projectteam Stichting Pensioenfonds ABP een kick-off gehad, waarbij ook de adviseur en belangrijkste onderaannemers aanwezig waren. ‘Met een kick-off willen we de verwachtingen en behoeften van de klant helder krijgen, verwachtingen managen en verrassingen voorkomen’, legt Regiodirecteur Peter Thijssen uit.

Belangrijkste activiteiten van een project kick-off zijn:

·         De belangrijkste risico’s identificeren en hierop processen stroomlijnen en prioriteiten stellen.

·         Een helder beeld krijgen omtrent de do’s en don’ts bij o.a. inkoop en engineering.

·         Goede afspraken maken hoe we de financiële bewaking inrichten.

·         Een actieplan maken met eigenaren, zodat ieder teamlid weet wat van hem wordt verwacht om het project tot een succes te maken.

 

‘We hebben de kick-off van Stichting Pensioenfonds ABP in Heerlen als erg zinvol ervaren’, aldus Peter. ‘Tijdens de kick-off was er uitgebreid gelegenheid om in een andere setting de klant te bevragen. De risico’s werden concreter benoemd waardoor er ook betere beheersmaatregelen ingezet kunnen worden. Hierbij kun je denken aan realistische planningen en - inkoopbudgetten of partnerkeuzes. De projectteamleden hebben vervolgens zelf verantwoordelijkheden ingepland. Dit heeft in het team gezorgd voor meer bewustzijn van de risico’s en kansen en ieders invloed daarop.

 

Verplichte Kick-off onderwerpen:

‘Voor het OFO-team, het Operationeel Financiële Ondersteuningsteam, is het belangrijk om “full circle” bezig te zijn met projectbeheersing. Dus van de tenderfase tot de evaluatie na oplevering. De ervaringen die wij opdoen, tijdens de audits en andere contactmomenten met de projectteams, vinden op die manier hun weg terug richting tenderdesk, B(T)MS én in de kick-off van nieuw te starten projecten. Dit betreft niet alleen dure lessen waar zaken fout zijn gegaan, maar vooral ook best practices.

Voor de kick-off heeft de directie een verplicht aantal onderwerpen meegegeven. Zeker voor grotere projecten betekent dit dat een kick-off twee dagen in beslag zal nemen. Dit lijkt een grote investering in tijd, maar onder meer vanuit de projectaudits die het OFO-team de afgelopen jaren heeft uitgevoerd blijkt dat dure fouten en gemiste kansen vaak voor de start van het project geïdentificeerd en wellicht voorkomen konden worden. Een goede kick-off verdient zich dus altijd meer dan terug’, aldus financieel directeur en verantwoordelijke voor Projects in Control, Henk Noordbruis.

Controller en OFO-teamlid Johanneke Mulder: ‘Het OFO team is in overleg met enkele regio’s bezig om een standaard werkwijze voor de kick-off te ontwikkelen op basis van recente ervaringen. Een mooie balans zou liggen in één dag zenden en de tweede dag meer interactieve sessies. De tweede dag volgt minimaal één week na dag de eerste. Hierdoor krijgen de teamleden de tijd om de stukken door te nemen en zich goed voor te bereiden op de tweede dag. Deze werkwijze wil het team begin 2016 implementeren. Daarnaast kan het OFO-team op verzoek de dagvoorzitter voor de kick-off leveren. Zo komen we stap-voor-stap richting een ideale setting en agenda voor een project kick-off zoals binnen ‘Projects in control’ bedoeld is.’

Meer informatie over de projecten zelf vindt je hier:

http://www.bam.nl/pers/persberichten/hornbach-naar-de-hoofdstad

http://www.bambouwentechniek.nl/nieuws/bam-verwerft-opdracht-revitalisatie-kantoor-abp-in-heerlen