Het Financieel Shared Service Center tot nu toe

11 december 2015

Vanuit BAM Bouw en Vastgoed heeft Carina van Reeven een opdracht gekregen om een financieel centrum (FSSC) neer te zetten waarbij alle financiële administraties uit de onderliggende organisaties bijeen zitten. Het doel is om één uniforme en efficiënte manier van werken te krijgen, waarbij klantgerichtheid centraal staat en de data tot meer kennis leidt. Carina vertelt waar het FSSC nu staat en welke stappen nog genomen moeten worden.

‘Het beeld dat ik heb bij het FSSC is dat dat de administratie gevoed wordt vanuit het primaire proces. Dit houdt in dat de urenregistratie van de monteur of de factuur vanuit een bestelling op een project de administratie bepaalt. Eén uniform proces is daarbij leidend. Hier zijn we nog niet. Het artikel over de finance integratie in deze nieuwsbrief laat dit ook zien. Over de stip op de horizon zijn we het gelukkig allemaal eens’, aldus Carina.

Drie stappen
Eenvoudig gezegd kunnen we de weg naar het nieuwe FSSC in drie stappen maken. De juiste strategie, processen en mensen. De strategie verloopt conform beeld. Qua processen is het goed beschouwd nu nog steeds gesplitst. Projecten die wij als BAM Bouw en Techniek aannemen zijn financieel gezien nog steeds in twee deelprocessen opgesplitst. De implementatie van ASAP kan alleen als onze processen opgelijnd zijn. Dit zorgt volgend jaar voor de grootste verandering. Een slag maken in de kwaliteit van de dienstverlening is vanuit de directie als zeer belangrijk genoemd. Professionals die op hun plek zitten en plezier hebben in hun vak is hierbij voorwaarde.

Planning loopt anders
De activiteiten van Techniek waren al gecentraliseerd. Die van Utiliteitsbouw ook. Een paar activiteiten voor Woningbouw en de urenadministratie voor Techniek zijn er dit jaar bijgekomen. Er  is eigenlijk een compleet nieuwe organisatie opgezet, waarbij collega’s naar Bunnik zijn gekomen en nieuwe collega’s zijn aangenomen. ‘Wat ik bijzonder vind in zo’n traject als dit is dat het conform beeld loopt en niet altijd conform planning. De strategie wordt gevolgd, maar onderweg blijkt dat bijvoorbeeld Basware voor Techniek veel meer inspanning en energie vraagt dan je voor live datum had kunnen verzinnen. Het “afpunten” van facturen voor bestellingen was bijvoorbeeld niet goed ingericht in het systeem. Hierbij komen meerdere bestellingen binnen op één factuur. Als het factuurbedrag gehaald is en de factuur is afgepunt  kan de facturatie aan de klant  in gang worden gezet. Dit is nu gelukkig ingericht. De planning is dus wel anders geworden.’

‘Wij leveren service conform afspraak. In het persoonlijke contact bieden wij wel dat ene procent meer.’

Rest Woningbouw en AM in 2016
Oorspronkelijk was het idee om alles van Woningbouw eind 2015 te verwerken. Dit doen we alleen nog op kleine schaal. ‘Ik streef na om voor Woningbouw te gaan werken als onze diensten uniform zijn, dus niet ‘as is’, de huidige activiteiten in alle diversiteit overnemen. Dit is voortschrijdend inzicht. AM gaat in januari overkomen. Uren is voor driekwart over, maar zou 100% over moeten zijn. Al het andere loopt gelukkig wel volgens planning.

Naast het centraliseren van de activiteiten van het FSSC hebben wij op de afdeling Crediteuren vier onderdelen tegelijk aangepast:

•       Start Basware voor Techniek medio juli

•       Insourcen van maar liefst 160.000 facturen om alsnog zelf te verwerken.

•       Veranderen van factuuradres door samenvoeging Bouw en Techniek

•       Oprekken van betaaltermijnen volgens de BAM-richtlijnen uit het Cash 300-programma.

‘Deze maand is dit goed onder controle gekomen. Daar ben ik super trots op’, zegt Carina.

Kwaliteitsslag in 2016
‘Ontevreden klanten zijn er. Ik vind het wel meevallen, maar iedere klacht is er natuurlijk een teveel. Ik probeer het altijd te zien op de totale volumes. Het proces is tot nu heel operationeel geweest. Het komende jaar komt de kwaliteitsslag. We hebben de eerste opleidingen gehad in alle teams. Volgende week is bijvoorbeeld de opleiding WKA. Ook volgen er workshops om de nieuwe werkwijze in ASAP vorm te gaan geven. Maar dit kan pas als het uniforme proces helder is. De regio’s “bestaan” straks vanuit ons perspectief niet meer. Je kunt dus niet per regio uitzonderingen maken voor bijvoorbeeld betalingstermijnen.’

Verwachtingen managen
‘Vanuit de regio’s wordt mij veel gevraagd wat zij kunnen verwachten. Mijn antwoord is dan dat het zo’n 2 jaar duurt om een organisatie als deze neer te zetten. Je bent vervolgens 3 tot 5 jaar bezig om er echt een professionele club van te maken waarbij alle gestelde doelen worden gehaald.’

‘Veel interne klanten hebben het gevoel dat wij maatwerk gaan leveren zoals je in een hotel krijgt. Dit is niet het geval. Wij leveren service conform afspraak. In het persoonlijke contact bieden wij wel dat ene procent meer. Het hele proces loopt nog niet. De facturen worden ook nog niet perfect aangeleverd. In de operatie dienen alle mensen die facturen aanleveren, relaties aanmaken, goed georganiseerde factuurprocessen, uren correct, kortom alles moet goed lopen. Dat is nogal een verandertraject. Pas als het primaire proces goed loopt, gaat het bij ons ook glad verlopen. Die 3 tot 5 jaar zijn echt nodig’, besluit Carina.

‘Het is onvermijdelijk dat we dit zo gaan doen. We hebben geen keuze meer om alsnog zaken zelf te regelen of uit te besteden aan “Bunnik”.’