Alle bouwplaatsmedewerkers aan de smartphone

22 mei 2016

De administratieve handelingen voor het registreren en verwerken van reiskosten en –uren is zowel voor de bouwplaatsmedewerkers als de administratie van BAM een tijdrovende klus. In dit digitale tijdperk moet dat simpeler en beter kunnen! Samen met corporate mobility partner Micpoint uit Houten is BAM een pilot gestart met de digitale registratie van reiskilometers en reisuren voor bouw CAO-ers.

‘In de huidige situatie is de kans op fouten door het verkeerd invullen of zoekraken van urenbriefjes vaak een ergernis voor onze collega’s’ aldus Mike Reijnen, assistent Controller BAM Bouw en Techniek. Er zijn minimaal 8 tot 9 handelingen nodig om een declaratie van de bouwplaats medewerker te kunnen verwerken. Dit is tijdrovend en dus kostbaar.

In deze pilot heeft de bouwplaats medewerker een iPhone van BAM ontvangen, met alle benefits, bellen, sms-en, mailen en internet, die iedereen heeft met een zakelijke mobiele telefoon. 'Een groot bijkomend voordeel is dat we hiermee onze medewerkers veel makkelijker digitaal kunnen bereiken' zegt Marjolein Kerklaan, HR Business Partner BAM Bouw en Techniek. Bij deze pilot is bewust gekozen voor een groep medewerkers die nog niet allemaal gewend zijn aan het gebruik van een smartphone. Dit om het lerend effect voor de pilot maximaal te maken.

MyFMS de basis
Aan de basis van het systeem staat het My Fleet Management Systeem (MyFMS) van Micpoint.  Deze fleet managementoplossing kan zowel via een smartphone (app) als in de auto (blackbox) gebruikt worden. De bedrijfsauto’s van BAM zijn allemaal met een blackbox uitgerust en de medewerkers gebruiken de benodigde app. Bij aanvang van de werkdag hoeft de medewerker alleen de app te activeren en te deactiveren bij aankomst op de bouwplaats. Op basis van tijd en locatie wordt dan de reisafstand en -tijd geregistreerd. De privacy van de medewerkers van BAM wordt geborgd door Micpoint. Voor BAM zijn alleen de woon-werk en zakelijke bewegingen van de medewerkers zichtbaar. In MyFMS wordt de data van de hele week verzameld en eens per week uitgelezen. Hierna ontvangt de medewerker ter controle nog een e-mail. De declaratie wordt direct verwerkt en bij het salaris uitbetaald.

Lessen
Marjolein vertelt dat bij de pilot al gebleken is dat het uitrollen van ‘iedereen een smartphone’ voor alle bouw CAO-ers van BAM Bouw en Techniek de werking en het gebruik van een smartphone de nodige aandacht vraagt. Zo is niet iedereen bekend met het maken van een Apple-ID en het installeren van onder andere e-mail. Ook de werking van de iPhone en de app vraagt een duidelijke instructie. De eerste resultaten zijn al veel belovend. 'We merken dat de gebruikers positief zijn. Natuurlijk gaan er ook wel wat dingen mis'. 'Eigenlijk zoals het hoort in een pilot'; vult Mike aan. Men vergeet nu nog weleens de app te activeren. Ook een wijziging in de dataverbinding door onze mobiele provider zorgden voor een verstoring van het proces. ‘Het is een leerproces waar we middenin zitten’.

Toekomst
Het uiteindelijke doel is om alle bouwplaatsmedewerkers van BAM Bouw en Techniek in de toekomst uit te rusten met een smartphone. Dit lijkt kostbaar, gezien de aanschaf van de telefoon en de kosten voor data- en telefoonverkeer. Uit de business case die we gemaakt hebben, blijkt de besparing die gerealiseerd wordt in het administratieve proces ruim op te wegen tegen de kosten die gemaakt worden. De besparing loopt in de tonnen. En dan is nog niet gerekend met de lagere fout kans op verkeerde declaraties. Ook maakt het de communicatie met het bouwplaats personeel een stuk eenvoudiger.  ‘Iedereen krijgt nu precies uitbetaald waar hij/zij recht op heeft’ vult Mike aan. Voor de medewerkers is de app en de smartphone een toegevoegde waarde. Zij hoeven minder moeite te doen en geen papierwerk meer in te vullen. Eén keer in de week controleren of de registratie klopt volstaat.

De bedoeling is om de pilot voor de zomer af te ronden. Na de bouwvak zal de pilot geëvalueerd worden en wordt het besluit genomen of bouwplaatsmedewerkers, vallend onder de CAO Bouwnijverheid, gefaseerd uitgerust gaan worden met een smartphone. Tevens zal onderzocht worden of ook de montagemedewerkers onder de techniek CAO in deze digitalisering mee kunnen lopen.

Uiteraard is de beschreven pilot in nauwe samenspraak met de Ondernemingsraad uitgevoerd.